Informationen zum Schutz personenbezogener Daten bei NAK-karitativ e.V. nach der Datenschutz-Grundverordnung

Vorwort

NAK-karitativ e.V. behandelt personenbezogene Daten vertraulich und sorgt für größtmöglichen Schutz. Wir sind uns der Verantwortung gegenüber Spendern, Mitarbeitern und den betroffenen Personen bewusst. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DS-GVO“). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen.

1. Verantwortliche für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

NAK-karitativ e.V.  
Vorstandsmitglieder: Jörg Leske, Bernd Klippert, Jouhaina Müller-Abaya und Hermann Bethke
Geschäftsführung: Jörg Leske
Kullrichstr. 1, 44141 Dortmund
Telefon: 231 57700103
E-Mail: datenschutz@nak-karitativ.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Rechtsanwalt Andreas Hebestreit
Scherlebecker Straße 208, 45701 Herten,
Telefon: +49 2366- 495025
Telefax: +49 2366 – 495027
E-Mail: a.hebestreit@t-online.de

 

2. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sowie Ihrer Bank- und Kontodaten. 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Im folgenden Kapitel erhalten Sie einen Überblick über Zwecke und Rechtsgrundlagen der personenbezogenen Datenverarbeitung im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen. 

3.1. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

NAK-karitativ hält sich an die Grundsätze einer nachvollziehbaren Datenverarbeitung. Diese umfassen:

Transparenz:

Die von NAK-karitativ verarbeiteten, personenbezogenen Daten können durch Sie jederzeit eingesehen werden.

Zweckbindung und Zweckänderung:

NAK-karitativ speichert die personenbezogenen Daten der Spender, um diesen eine jährliche Zuwendungsbescheinigung auszustellen. Diese wird in der Regel im Januar und Februar eines Kalenderjahres versandt. Für alle anderen Zwecke, bedarf es einer unterschriebenen Datenschutzerklärung des Spenders, um diese mit Informationen zu versorgen.

Datenminimierung/Datensparsamkeit:

NAK-karitativ achtet darauf, nur Daten zur Erfüllung des Geschäftszweckes zu verarbeiten.

Richtigkeit, Integrität und zeitlich begrenzte Speicherung:

NAK-karitativ speichert Daten nur bei wirklicher Verwendung. Die Datenaktualität wird im größtmöglichen Maße aufrechterhalten. Werden die Daten nicht verwendet erfolgt die gesetzlich vorgegebene Löschung nach 10 Jahren. 

3.2. Datenschutz-Management

Verantwortlich ist die Geschäftsführung. Die Geschäftsführung sorgt für die Einhaltung des Datenschutzes. Hierzu werden verschiedene Maßnahmen getroffen, um den Datenschutz qualitativ auszubauen und zu erhalten. Unter anderem werden Mitarbeiter geschult. Darüber hinaus werden Kontrollen des Datenbestandes und der Verarbeitung durchgeführt. Die EDV-Systeme von NAK-karitativ sind darauf ausgelegt, die Daten mit dem Grundsatz „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ zu verarbeiten. Die Datenspeicherung und Bereitstellung von Informationstechnologie erfolgt durch einen externen Dienstleister mit dem NAK-karitativ in vertraglicher Beziehung steht und der zur Beachtung der erforderlichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet ist. 

3.3. Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten, denen wir unterliegen. Die Verpflichtungen können sich z.B. aus dem Handels-, dem Steuer-, dem Geldwäsche-, dem Finanz- oder dem Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung dient in der Regel dem Zweck, staatlichen Kontroll- und Auskunftspflichten nachzukommen, wie z.B. der Meldung eingegangener Bußgeldzahlungen an die zuständigen Gerichte. Gemäß steuergesetzlicher Bestimmungen sind wird dazu verpflichtet, Dokumente und Daten im Falle einer Steuerprüfung bis zu 10 Jahre aufzubewahren.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art.6 Abs.1 lit. c) der DSGVO. Wenn wir aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung Daten erheben, müssen Sie dabei diejenigen personenbezogenen Daten angeben, die für die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Ohne die Bereitstellung könnten wir Ihre Anfrage ggfs. nicht bearbeiten.

3.4. Dokumentationspflichten

Alle Prozesse, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich machen, sind dokumentiert. Zudem führt NAK-karitativ ein Verarbeitungsverzeichnis, das auf Nachfrage eingesehen werden kann. 

3.5. Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

NAK-karitativ nutzt personenbezogene Daten in folgenden definierten Rechtsbereichen:

Verarbeitung bei gegebener Rechtsgrundlage:

Bei gegebener Rechtsgrundlage (z.B. Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung) ist NAK-karitativ dazu verpflichtet, Daten zu speichern. Diese sind sowohl für die Wirtschaftsprüfung, als auch für die öffentlichen Stellen 10 Jahre aufzubewahren.

Verarbeitung bei Einwilligung:

NAK-karitativ bewirbt seine Projekte ausschließlich über die Internetseite, auf Messeständen und durch einen E-Mail-Newsletter. Diese Medien können freiwillig genutzt werden. NAK-karitativ bedankt sich bei seinen Spenderinnen und Spendern regelmäßig bei größeren Spenden. Hierbei folgt NAK-karitativ der Interessenabwägung, da bei einem geleisteten Beitrag von dem Wunsch nach Information ausgegangen wird.  Auf direkte Werbung ohne Einwilligung verzichtet NAK-karitativ.

Praxis bei Spenden bezogen auf einen bestimmten Anlass (z.B. Kondolenzspenden oder bei Jubiläen, Geburtstagen etc.):

Bei diesen Spenden verzichten z.B. die Hinterbliebenen oder die Jubilare auf Blumengrüße, Geschenke etc. und bitten stattdessen um eine Spende an NAK-karitativ. Im Verwendungszweck wird dann um Angabe des Anlasses z.B. "Trauerfall XY" oder "Geburtstag NN" oder auch "Goldene Hochzeit NN2" gebeten. In diesen Fällen ist es den Anlassgebern ein Bedürfnis, sich für diese Form der Anteilnahme bei den Spendern zu bedanken. NAK-karitativ gibt in diesen Fällen daher die aus der Überweisung erkennbaren Namen der Spender an die Anlassgeber heraus und teilt ferner die Gesamtsumme - nicht die Einzelspenden - der zu dem Anlass zusammen gekommenen Spenden mit. NAK-karitativ setzt dabei voraus, dass die Spender mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind, da sie den Anlass im Betreff ihrer Spendenzahlung angegeben haben. Sollte die Weitergabe des Namens an den/die Anlassgeber nicht erwünscht sein, kann dies durch kurze formlose Mitteilung an NAK-karitativ untersagt werden.

Direkterhebung der Daten

Aus den o.g. Gründen verarbeitet NAK-karitativ personenbezogene Daten. Sollte der Spender seine Einwilligung gegeben haben so ergeben sich die Zwecke aus dem jeweiligen Inhalt dieser Einigung. In Fällen, in denen Sie hierfür Daten bereitstellen müssen, weisen wir ausdrücklich darauf hin. Ohne die Bereitstellung könnten wir Ihrem von der Einwilligung umfassten Wunsch nicht nachkommen. Ist die Bereitstellung durch den Spender nicht gewünscht, kann er die Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Die Konsequenzen des Widerrufs werden dem Spender dann mitgeteilt (z.B. keine Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung). Wir löschen die Daten, wenn Sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.

4. Betroffenenrechte

NAK-karitativ achtet die Rechte der betroffenen Personen und setzt diese mit einem angemessen Aufwand um. So können Sie als betroffene Person auf zahlreiche Rechte zurückgreifen im Einzelnen:

Auskunftsrecht:

Die Auskunft an den Antragsteller erfolgt binnen eines Kalendermonats. Dies dient der präzisen transparenten und verständlichen Auskunftserteilung. Die Auskunftserteilung erfolgt unentgeltlich. Ist der Antragsteller nicht zu identifizieren, wird keine Auskunft erteilt. Das gleiche gilt bei unbegründeten oder exzessiven Anträgen.

Berichtigungs- und Löschungsrecht:

Bei Feststellung eines Fehlers der Daten, hat der Betroffene ein Recht auf Berichtigung. Stellt sich bei einer Prüfung heraus, dass es keinen Grund zur Datenerhebung gibt, hat der Betroffene das Recht auf sofortige Löschung seiner Daten, insofern keine gesetzlichen oder satzungsmäßigen Pflichten dem entgegenstehen.

Einschränkung der Verarbeitung

Der Betroffene hat ebenso das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Dies gilt, sofern die Verarbeitung seiner Daten nicht in vollem Umfang erforderlich ist.

Datenübertragbarkeit:

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, können Sie bei Vorlage der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass die Übermittlung der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbarem Format erfolgt.

Widerruf der Einwilligung:

Sollte es zur Nutzung der Daten ohne erkennbaren Grund und ohne Einwilligung des Betroffenen kommen, kann dieser von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen. Eine Information über die Umsetzung des Widerspruchs steht dem Betroffenen in diesem Fall zu.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:

Wenn Sie der Meinung sind, dass bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstoßen wird, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für NAK-karitativ zuständige Datenschutzbehörde.

Ihr Kontakt zu uns und sonstiges zur Ausübung Ihrer Rechte:

Falls Sie weitere Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Betroffenenrechte und Ihrer Einwilligung haben können Sie sich jederzeit unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung der oben genannten Rechte bitte an datenschutz@nak-karitativ.de oder postalisch an die unter Punkt 1 aufgeführte Anschrift. Stellen Sie dabei sicher dass wir Sie eindeutig identifizieren können. Sollten Sie Ihre Einwilligung widerrufen wollen können Sie auch denjenigen Kontaktweg wählen den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben.